Bagian-Bagian Surat Permohonan menjadi Pembicara di Sebuah Acara

 Bagian-bagian dalam membuat surat untuk pembicara dalam suatu acara yang resmi :

• Kop/Kepala Surat.

Berisi :

1. Nama perusahaan/instansi yang akan mengadakan suatu acara.
2. Alamat tempat perusahaan/instansi tersebut.
3. Logo/lambang perusahaan/instansi (tidak mutlak, artinya kalau suatu perusahaan/instansi tidak ada logonya, tidak berarti perusahaan/instansi tersebut membuat suatu logo dengan tergesa-gesa untuk dicantumkan dalam surat, tidak ada logonya tidak apa-apa yang penting surat tersebut resmi).

• Tanggal Surat.

Biasanya dalam penulisan tanggal surat, kota/tempat untuk membuat surat tersebut tidak mutlak disertakan dalam tanggal surat, karena dalam kop surat sudah disertakan kota/tempat pembuatan surat.

• Identitas Surat.

Yang dimaksud identitas disini, berarti suatu surat memiliki identitas sebagai berikut :
1. Nomor
  Berupa nomor surat, perusahaan/instansi yang membuat (biasanya disingkat), bulan (memakai huruf romawi), dan tahun surat tersebut (disingkat hanya bagian 2 (dua) belakangnya) yang dipisahkan dengan tanda garis miring (/).
2. Lampiran
  Biasanya berupa halaman baru dari bagian isi surat yang tidak dapat ditulis di dalam surat bagian pertama atau tidak cukupnya lembar surat pertama untuk ditulis, sehingga memerlukan lembar kedua untuk menulisnya.
3. Perihal/hal
  Berupa hal-hal yang ingin disampaikan kepda si pembaca surat. Dalam hal ini kita dapat menulis perihal dengan permohonan pembicara, ucapan terima kasih, permohonan bantuan, dll.

• Alamat Tujuan

Isinya berupa alamat tujuan surat tersebut. Dalam hal ini, jika langsung diterima oleh si penerima surat akan ditulis di tempat.

• Salam Pembuka

Isinya berupa salam pembuka pengirim surat kepada penerima surat. Masing-masing salam pembuka berbeda berdasar agama si penerima surat. Contoh :
- Bila si penerima beragama Islam, si pengirim akan menulis Assalamualaikum Wr. Wb.
- Bila si penerima beragama Kristen/Katolik, si pengirim akan menulis Salam Sejahtera, Shalom, atau Salam Sejahtera dalam kasih Kristus.
- Bila si penerima beragama Hindu, si pengirim akan menulis Aum Hanumantaya atau  Om Swastyastu.
- Bila si penerima beragama Budha, si pengirim akan menulis Namo Buddhaya.

• Isi surat

Berisi hal-hal yang ingin disampaikan kepada si penerima surat. Dalam hal ini, surat yang disampaikan isinya berupa permohonan ijin untuk menjadi pembicara dalam suatu rapat, persekutuan, ceramah atau yang lain.

Didalam surat permohonan untuk menjadi pembicara ada hal-hal yang harus diperhatikan. Yaitu

• Adanya hari, tanggal; waktu; tempat; bentuk acara; tempat; bentuk acara; durasi dan tema.

1. Hari, tanggal: berisi hari dan tanggal dimana pembicara akan datang untuk menyampaikan hal yang ingin kita ketahui, misalnya Jumat, 27 Oktober 2010
2. waktu: berisi jam dimana pembicara akan menyampaikan hal yang ingin kita ketahui, misalnya Pukul 18.30 WIB.
3. tempat: berisi tempat dimana pembicara akan menyampaikan hal yang ingin kita ketahui, misal aula, kelas, ruang multimedia, dan lain-lain.
4. bentuk acara: berisi bentuk acara yang ingin kita lakukan, misalnya renungan, games atau permainan, doa, dan lain-lain.
5. durasi: berisi berapa lama pembicara akan menyampaikan hal yang ingin kita ketahui, misalnya: 20 menit, 120 menit, 30 menit dan lainnya.
6. tema: berisi tema yang ingin kita sampaikan kepada audience atau peserta

• Salam penutup

Berisi ucapan terima kasih kita kepada penerima surat bahwa dia bisa menyanggupi untuk bisa datang dan menyampaikan apa yang kita minta kepada dia. Disitu juga berisi perhatian kita kepada penerima surat atas kesediaannya untuk datang ke acara kita (rapat, persekutuan, ceramah atau yang lain).

• Jabatan, Tanda Tangan dan Nama Jelas

Jabatan disini adalah posisi seseorang yang dianggap penting. Untuk hal ini (surat permohonan menjadi pembicara) adalah ketua selaku pemimpin organisasi dan sekretaris selaku pembuat surat permohonan ini. Disini juga harus diberi tanda tangan dan nama terang dari ketua dan sekretaris yang bersangkutan agar si penerima surat tahu siapa yang mengirim surat tersebut.

• Lampiran

Lampiran dimana suatu hal yang tidak bisa disampaikan pada surat yang asli disampaikan pada kertas selanjutnya. Biasanya berisi tentang (dalam surat jenis ini) yaitu latar belakang dan tujuan.


Aku beri contoh suratnya. Bisa diunduh / download disini :
*Surat Permohonan Pembicara.pdf