Sistem Pelayanan Rekam Medis part 1

Pada sistem pelayanan Rekam Medis part 1 kali ini, saya akan memberikan tentang sistem pelayanan rekam medis di bagian TEMPAT PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN (TPPRJ). Pada sistem di TPPRJ ini akan terdapat tujuan, dasar teori, dokumen dan catatan yang digunakan, kasus-kasus yang sering terjadi di bagian TPPRJ, hasil pembahasan dan kesimpulan yang akan saya rangkum dalam sebuah format laporan. Berikut laporannya:

        I.            Tujuan Praktikum

a.    Mahasiswa dapat mengetahui dan mampu melaksanakan alur dan prosedur pelayanan TPPRJ

b.   Mahasiswa dapat mengetahui tugas dan tanggung jawab di bagian pelayanan TPPRJ

c.    Mahasiswa mampu berlaku sebagai petugas di TPPRJ secara professional

d.   Mahasiswa mampu memecahkan kasus-kasus yang mungkin ditemui dalam pelaksanaan tugas rekam medis khususnya di loket pelayanan TPPRJ

     II.            Dasar Teori

a.    Pengertian TPPRJ

TPPRJ atau Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan adalah salah satu bagian di rumah sakit yang kegiatannya mengatur pendaftaran dan penerimaan pasien yang akan berobat rawat jalan

b.   Tugas Pokok TPPRJ

1.   Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di rawat jalan

2.   Melakukan pencatatan pendaftaran

3.   Menyediakan formulir-formulir rekam medis

4.   Mengarahkan pasien ke Unit Rawat Jalan (URJ) atau Poliklinik yang sesuai dengan keluhannya

5.   Memberi informasi tentang pelayanan-pelayanan di rumah sakit

c.    Fungsi TPPRJ

1.   Pencatat identitas ke formulir rekam medis rawat jalan, data dasar pasien, Kartu Identitas Berobat (KIB), Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP), dan buku register pendaftaran pasien rawat jalan

2.   Pemberi dan pencatat nomor rekam medis

3.   Penyedia Dokumen Rekam Medis (DRM) baru untuk pasien baru

4.   Penyedia DRM lama bagi pasien lama melalui bagian Filing

5.   Penyimpan dan pengguna KIUP

6.   Pendistribusi DRM untuk pelayanan rawat jalan

7.   Penyedia informasi jumlah kunjungan pasien rawat jalan

d.   Fungsi yang terkait TPPRJ

1.   Fungsi Assembling yang bertanggungjawab terhadap pengendalian nomor rekam medis

2.   Fungsi Filing yang bertanggungjawab penyimpanan dan penyediaan DRM yagn telah disimpan (DRM lama)

3.   Fungsi Pelayanan Klinis di URJ yang bertanggungjawab terhadap pencatatan data hasil pelayanan klinis

4.   Fungsi penerimaan pembayaran (kasir) yang bertanggungjawab terhadap pencatatan data hasil pelayanan klinis

   III.            Dokumen dan Catatan yang Digunakan

a.    KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien) untuk mencatat dan mengurutkan identitas pasien

b.   KIB (Kartu Identitas Berobat) untuk mencatat identitas pasien, kemudian diserahkan kepada pasien yang bersangkutan

c.    Formulir rekam medis untuk pelayanan pasien rawat jalan dalam folder DRM baru untuk mencatat identitas lengkap pasien baru yang mendaftar

d.   Buku register pendaftaran pasien rawat jalan untuk mencatat kegiatan pendaftaran pasien

e.    Buku catatan pengguna nomor rekma medis untuk mencatat penggunaan dan mengontrol nomor rekam medis dan formulir rekam medis

f.    Tracer untuk mencatat permintaan DRM lama ke bagian Filing

g.    Buku Ekspedisi untuk mencatat serah terima DRM sebagai bukti serah terima DRM

  IV.            Kasus

a.    Kasus I

1.         Soal

Anda adalah penanggungjawab sekaligus petugas TPPRJ di RS Lintang Nuswantoro. Seorang bapak dating dengan menggandeng anak laki-laki untuk diperiksa.

Data hasil wawancara : Bapak ini sudah berkali-kali berobat kesini dan membawa KIB. Namun anaknya baru pertama kali kesini. Bapak ini ingin memeriksakan anaknya yang sakit panas dan diare (bapak ini sudah membeli karcis yang diperlukan)

Identitas pasien :

Nama                           : Aris

TTL                             : Semarang, 12 Januari 200

Gol Darah                    : -

Agama                         : Islam

Nama suami                 : -

Pekerjaan suami           : -

Pekerjaan                     : -

Alamat                         : Jalan Pandu Sari RT 05 RW 02 No. 20 Semarang

Telepon/HP                  : -

Nama ayah                  : Agus

Pekerjaan                     : PNS

RM                              : 00.00.06

Nama ibu                     : Novita

2.         Langkah-Langkah

                                                  i.      Sebelum pelayanan dimulai, sebaiknya menyiapkan dahulu formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang diperlukan

                                                ii.      Menanyakan kepada pasien apakah sudah pernah datang berobat.

·   Dalam kasus ini, bapaknya sudah sering beberapa kali tapi yang mau diperiksakan adalah anaknya yang baru pertama kali berobat.

Jadi langkah selanjutnya membuatkan KIB untuk anak bapak tersebut adalah

a. Menanyakan identitas pasien secara lengkap untuk dicatat pada formulir rekam medis rawat jalan, KIB dan KIUP serta register pendaftaran rawat jalan

b.Menyerahkan KIB pada pasien dengan berpesan supaya KIB selalu dibawa kembali bila dating berobat berikutnya

c. Menyimpan KIUP sesuai 3 huruf abjad pertama pasien

d.Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan mengarahkan pasien ke poliklinik yang sesuai dengan keluhannya (karena dalam kasus ini pasien yang bersangkutan sedang sakit panas dan diare, maka harus dibawa ke poli umum)

e. Menanyakan apakah membuat surat rujukan.

Bila membawa: (1) Tempelkan pada formulir rekam medis rawat jalan dan (2) Baca isinya lalu ditujukan kepada dokter/diagnosisnya apa guna mengarahkan pasien menuju ke poliklinik yang sesuai

f. Mencatat identitas pasien pada buku register pendaftaran pasien rawat jalan

g. Karena pasien yang bersangkutan sudah mempunyai karcis yang diperlukan, maka kita mempersilahkan bapak beserta anaknya menunggu di ruang tunggu poliklinik yang sesuai

h.Setelah itu mengirimkan DRM ke poliklinik yang sesuai dengan menggunakan buku ekspedisi

3.         Pembahasan

Dari kasus pertama kita melihat bahwa pasien yang merupakan pasien baru sehingga harus dibuatkan KIB baru

RS LINTANG NUSWANTORO
KARTU IDENTITAS BEROBAT
(Setiap kali berobat harus dibawa)			NO RM	0	0	0	0	0	6
Nama	:	ARIS
Alamat	:	JL. PANDU SARI RT 05 RW 02
		NO. 20 SEMARANG
Umur/tanggal lahir	:	11 th/12 JANUARI 2000	Seks  L  /P
Nama orangtua	:	AGUS
Suami/Isteri	:	-
Alamat	:	JL. PANDU SARI RT 05 RW 02
		NO. 20 SEMARANG

Dan KIUP yang baru

RS LINTANG NUSWANTORO						A			R			I
KARTU INDEKS UTAMA PASIEN
						NO RM			0		0	0	0		0	6
Nama	:	ARIS
Alamat	:	JL. PANDU SARI RT 05 RW 02
		NO. 20 SEMARANG
Umur/tanggal lahir	:	11 th/12 JANUARI 2000					Seks  L  /P
Nama orangtua	:	AGUS
Suami/Isteri	:	-
Alamat	:	JL. PANDU SARI RT 05 RW 02
		NO. 20 SEMARANG
Tahun Berobat	:	2008	2009	2010	2011			2012		2013
		2014	2015	2016	2017			2018		2019

b.   Kasus II

1.         Soal

Saat ini anda adalah penanggung jawab sekaligus petugas TPPRJ di  RS Lintang Nuswantoro. datang seorang wanita tua untuk berobat.

Hasil wawancara : Si wanita tua sudah berkali-kali datang kesini untuk berobat. Bila ditanyakan, wanita tua ini tidak membawa KIB karena hilang.

Identitas pasien :

Nama                           : Elly

TTL                             : Klaten, 20 Desember 1950

Gol Darah                    : A

Agama                         : Katolik

Pekerjaan                     : Swasta

Alamat                         : Jalan Mawar No.20 RT 03/RW 04 Klaten

Telepon/HP                  : -

Nama ayah                  : H. Sudarmono

Nama ibu                     : Hj. Sumiyati

2.            Langkah-langkah

Dalam kasus ini pasien yang bersangkutan adalah pasien lama, langkah-langkahnya :

                                                  i.   Menanyakan KIB dahulu, dibawa atau tidak

                                                ii.   Ternyata dalam kasus si wanita tua tidak membawa KIB, maka tanyakan nama dan alamatnya untuk dicari di KIUP dan akan dibuatkan KIB baru lagi (karena KIB lama hilang)

                                              iii.   Mencatat nama dan nomor rekam medis yang ditemukan di KIUP pada tracer untuk dimintakan DRM lama ke bagian filing

                                              iv.   Mencatat identitas pasien pada buku register pendaftaran rawat jalan

                                                v.   Mempersilahkan pasien membayar di loket pembayaran.

3.         Pembahasan

Dari kasus kedua tersebut, adalah pasien lama, tetapi ketika datang berobat pasien tersebut tidak membawa KIB sehingga kita harus menanyakan nama dan alamatnya supaya bisa dicari di KIUP dan dibuatkan lagi KIB yang baru (karena hilang) dan berpesan jangan kehilangan KIB lagi untuk kedua kalinya.

RS LINTANG NUSWANTORO
KARTU IDENTITAS BEROBAT
(Setiap kali berobat harus dibawa)			NO RM	0	0	0	0	8	8
Nama	:	Elly
Alamat	:	JL. Mawar No. 20 RT 03 RW 04
		Klaten
Umur/tanggal lahir	:	61 th/20 Desember 1950	Seks  L  /P
Nama orangtua	:	H. Sudarmono
Suami/Isteri	:	-
Alamat	:	JL. Mawar No. 20 RT 03 RW 04
		Klaten

     V.            Hasil Pembahasan

Dari kedua kasus tersebut, ada beberapa perbedaan pelayanan yang diberikan kepada pasien. Pada kasus pertama, yaitu pasien datang merupakan pasien baru , pelayanan kesehatan kepada dia lebih cepat. Pada kasus kedua, yaiut pasien yang datang merupakan pasien lama, tetapi tidak membawa KIB karena hilang, pelayanan kesehatan yang diberikan terlalu lama, karena nama pasien akan dicari di KIUP terlebih dahulu untuk dicari juga DRM yang ada dibagian filing. Dan petugas juga membuat KIB baru untuk dia dan berpesan supaya tidak hilang lagi.

  VI.            Kesimpulan

Jadi seumpama kita adalah petugas TPPRJ, kita harus sigap dalam melayani pasien, entah lama atau baru, sehingga kita bisa memberikan kesehatan dengan baik dan efisien waktu tidak banyak terbuang.

Mau download? Bisa klik link di bawah ini:
Laporan TPPRJ.pdf

Tweet